Anleitung für ein professionelles Firmenarchiv
Ein Firmenjubiläum steht bevor, ein Standort wird geschlossen oder bei einem Umzug tauchen plötzlich jahrzehntealte Akten, Fotografien, Produktkataloge und Werbemittel auf. Spätestens dann stellen viele Unternehmen fest, dass sie zwar eine lange Geschichte besitzen, aber kein systematisches Gedächtnis. Wertvolle Originale liegen in Kellern und Schränken, digitale Dateien verteilen sich auf Server, Festplatten und persönliche Ordner, während das Wissen darüber, was diese Dokumente eigentlich bedeuten, mit jedem ausscheidenden Mitarbeiter abnimmt.
Ein Unternehmensarchiv aufzubauen bedeutet deshalb wesentlich mehr, als alte Dokumente aufzubewahren. Ein professionelles Firmenarchiv entscheidet systematisch, welche Informationen dauerhaft erhalten werden, dokumentiert ihre Herkunft, schafft Strukturen für die Recherche und sorgt dafür, dass historische Quellen auch Jahrzehnte später noch auffindbar und interpretierbar sind. Genau darin liegt sein strategischer Wert.
Für Unternehmen kann ein solches Archiv gleichzeitig historisches Gedächtnis, Wissensspeicher und Grundlage für Unternehmensgeschichte, Firmenchronik, Jubiläumskommunikation, Markenführung und History Marketing sein. Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv nennt entsprechend drei wesentliche Nutzenfelder eines geordneten Firmenarchivs: Rechtssicherung, History Marketing und Firmenkultur (Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, o. J.). Schweizerisches Wirtschaftsarchiv
Die folgende Anleitung zeigt, wie Unternehmen ein Unternehmensarchiv aufbauen können, welche Dokumente und Objekte archivwürdig sind, wie analoge und digitale Bestände organisiert werden sollten und warum gerade historische Marketingmaterialien einen besonderen Wert besitzen.
Was ist ein Unternehmensarchiv?
Ein Unternehmensarchiv ist die Einrichtung, in der historisch relevante Unterlagen und Objekte eines Unternehmens dauerhaft übernommen, bewertet, geordnet, erschlossen, erhalten und für eine spätere Nutzung zugänglich gemacht werden.
Damit unterscheidet sich ein historisches Unternehmensarchiv grundlegend von der laufenden Registratur oder bloßen Dokumentenablage.
Während operative Unterlagen zunächst deshalb aufbewahrt werden, weil sie für Geschäftsprozesse benötigt werden oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, beschäftigt sich das Unternehmensarchiv mit einer anderen Frage: Welche Unterlagen besitzen über ihre unmittelbare geschäftliche oder rechtliche Funktion hinaus einen dauerhaften historischen Wert?
Diese Unterscheidung ist entscheidend.
Nicht jedes Dokument, das alt ist, gehört automatisch ins Unternehmensarchiv. Gleichzeitig können unscheinbare Unterlagen, deren unmittelbarer Geschäftswert längst erloschen ist, historisch außerordentlich wertvoll sein.
Der Bayerische Rundfunk beschreibt die Aufgaben seines Historischen Archivs beispielsweise mit dem Sammeln, Sichern, Ordnen, Erschließen, Erforschen, Bewerten und gegebenenfalls Kassieren von papiergebundenem und elektronischem Schriftgut, Daten, Plakaten und Objekten. Das Archiv versteht sich dabei ausdrücklich als „Gedächtnis“ des Unternehmens (Bayerischer Rundfunk, 2024). Bayerischer Rundfunk
Ein professionelles Unternehmensarchiv ist also keine Ansammlung alter Dinge.
Es ist ein strukturiertes Informationssystem über die Vergangenheit des Unternehmens.
Unternehmensarchive haben in Deutschland eine mehr als hundertjährige Tradition
Wer heute ein Unternehmensarchiv aufbaut, knüpft an eine lange Tradition der deutschen Wirtschaftsgeschichte an.
Zu Beginn des 20. Jahrhunderts entstanden in Deutschland die ersten eigenständigen Unternehmens- und Wirtschaftsarchive. Zu den frühen Einrichtungen gehörten 1905 das Historische Archiv Krupp in Essen und 1906 das Rheinisch-Westfälische Wirtschaftsarchiv in Köln. 1907 folgten unter anderem das Siemens-Archiv und das Unternehmensarchiv von Bayer. Aus der zunehmenden Professionalisierung des Wirtschaftsarchivwesens entstanden später feste fachliche Organisationsstrukturen. 1957 wurde die Vereinigung Deutscher Werksarchivare gegründet, aus der die heutige Vereinigung der Wirtschaftsarchivarinnen und Wirtschaftsarchivare hervorging (VdW, 2026a). Wirtschaftsarchivare e.V.
Auch institutionell ist das Wirtschaftsarchivwesen heute etabliert. Seit 1962 sind Archivare der Wirtschaft innerhalb des Verbands deutscher Archivarinnen und Archivare in einer eigenen Fachgruppe organisiert. Dort sind Unternehmensarchive ebenso vertreten wie Branchen-, Verbands- und regionale Wirtschaftsarchive (VdA, 2026). VdA Archives
Diese Entwicklung ist für mittelständische Unternehmen relevant.
Ein Firmenarchiv ist keine Einrichtung, die nur für Konzerne oder Museen sinnvoll wäre. Das Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg weist ausdrücklich darauf hin, dass zahlreiche Unternehmen eigene Archive betreiben und bietet Unternehmen professionelle Beratung beim Aufbau solcher Einrichtungen an (Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg, o. J.). Wa-BW
Warum sollte ein Unternehmen überhaupt ein Firmenarchiv aufbauen?
Der offensichtlichste Grund ist die Sicherung der eigenen Geschichte.
Historische Überlieferung verschwindet häufig nicht durch spektakuläre Katastrophen, sondern durch alltägliche Entscheidungen. Ein Büro wird geräumt. Eine Abteilung zieht um. Ein langjähriger Mitarbeiter geht in den Ruhestand. Ein Server wird migriert. Alte Produktmuster werden entsorgt, weil niemand mehr weiß, warum sie wichtig sind.
Das Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg beschreibt genau dieses Problem: Bedeutende Quellen der Unternehmensgeschichte liegen oftmals in Kellern, Kassenschränken oder auf Dachböden und sind dort der Gefahr von Beschädigung, Vernichtung oder Entsorgung ausgesetzt (Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg, o. J.). Wa-BW
Bei digitalen Quellen kann der Verlust noch unsichtbarer erfolgen.
Eine Datei kann physisch vorhanden sein und trotzdem praktisch verloren sein, wenn ihr Kontext fehlt. Eine Bilddatei mit der Bezeichnung „IMG_00482.jpg“ besitzt nur begrenzten historischen Nutzen, wenn in zwanzig Jahren niemand mehr weiß, wer darauf abgebildet ist, wann das Foto entstand und welches Ereignis dokumentiert wurde.
Archivierung bedeutet deshalb nicht nur Bewahrung.
Archivierung bedeutet Bewahrung von Kontext.
Schritt 1: Ziel des Unternehmensarchivs festlegen
Der Aufbau sollte nicht mit dem Kauf von Archivkartons oder einer Archivsoftware beginnen.
Er sollte mit einer strategischen Frage beginnen:
Warum möchte das Unternehmen ein Archiv?
Möglicherweise steht ein 100-jähriges Firmenjubiläum bevor. Vielleicht soll erstmals eine Firmenchronik entstehen. Vielleicht möchte ein Familienunternehmen die Unterlagen mehrerer Generationen sichern. Ein Konzern kann historische Informationen für Presse, Forschung und Corporate Communications benötigen. Andere Unternehmen möchten historische Produkte, Verpackungen und Werbung systematisch für Markenführung und History Marketing nutzen.
Diese Ziele beeinflussen die Archivstrategie.
Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv weist ausdrücklich darauf hin, dass ein geordnetes Archiv sowohl Rechtssicherung und Firmenkultur als auch History Marketing unterstützen kann. Es nennt zugleich unterschiedliche organisatorische Modelle: Historisch relevante Unterlagen können innerhalb des Unternehmens dauerhaft geordnet und verwahrt, durch Fachleute erschlossen oder bei Restrukturierungen, Verkäufen und Platzproblemen an geeignete öffentliche Archive übergeben werden (Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, o. J.). Schweizerisches Wirtschaftsarchiv
Die erste Entscheidung lautet deshalb nicht: Welches Regal brauchen wir?
Sie lautet: Welche Funktion soll unser Archiv langfristig erfüllen?
Schritt 2: Verantwortlichkeit schaffen
Ein Archiv ohne klare Zuständigkeit funktioniert selten dauerhaft.
Jemand muss entscheiden, welche Unterlagen übernommen werden, wie Bestände erschlossen werden und wer auf sie zugreifen darf. Ebenso muss geklärt werden, wie künftig neue Unterlagen aus den Fachabteilungen ins Archiv gelangen.
Bei kleineren und mittelständischen Unternehmen muss dafür nicht zwingend sofort eine Vollzeitstelle geschaffen werden.
Entscheidend ist zunächst eine verbindliche organisatorische Verantwortung.
Je nach Unternehmen kann das Archiv bei Corporate Communications, Geschäftsführung, Recht, Dokumentenmanagement oder einer eigenen Heritage-Funktion angesiedelt sein.
Bei größeren Unternehmensarchiven zeigt sich allerdings, dass professionelle Archivarbeit eine eigenständige Aufgabe darstellt. Bayer bezeichnet sein Unternehmensarchiv beispielsweise als zentrales Informationszentrum für Fragen zur Unternehmensgeschichte seit 1863. Dort werden Dokumente, Fotografien, Filme, Werbemittel, Publikationen und andere historische Zeugnisse gesichtet, ausgewertet und fachgerecht archiviert (Bayer AG, 2026). Bayer Global
Schritt 3: Eine Bestandsaufnahme durchführen
Bevor Unterlagen sortiert werden, sollte zunächst erfasst werden, was überhaupt vorhanden ist.
Dieser Schritt klingt trivial, ist aber für viele Unternehmen eine der größten Herausforderungen.
Historisches Material befindet sich möglicherweise im Keller der Verwaltung, im Büro der Geschäftsführung, in ehemaligen Produktionsgebäuden, in der Marketingabteilung, bei der Eigentümerfamilie oder bei pensionierten Mitarbeitern.
Digitale Quellen können auf Fileservern, SharePoint-Systemen, lokalen Laufwerken, alten CDs, DVDs, externen Festplatten und in historischen Datenbanken liegen.
Zunächst genügt eine grobe Bestandsaufnahme.
Wo befinden sich Unterlagen? Aus welchen Zeiträumen stammen sie? Welche Abteilungen oder Vorgängerunternehmen haben sie erzeugt? Welche Formate liegen vor? Wie groß ist der Bestand? Besteht akute Gefahr durch Feuchtigkeit, schlechte Lagerung, technische Obsoleszenz oder bevorstehende Räumung?
Erst danach sollte die eigentliche Bewertung beginnen.
Schritt 4: Herkunft bewahren statt alles neu nach Themen zu sortieren
Einer der größten Fehler beim Aufbau eines Unternehmensarchivs besteht darin, sofort eine vermeintlich praktische neue Ordnung zu schaffen.
Alle Fotografien kommen in einen Ordner „Fotos“. Alle Werbeanzeigen in „Werbung“. Alle Unterlagen des Gründers in „Geschäftsführung“.
Damit kann jedoch historischer Kontext verloren gehen.
Archivische Ordnung orientiert sich grundsätzlich stark an der Herkunft der Unterlagen. Dokumente einer bestimmten Organisationseinheit oder eines bestimmten Bestandsbildners sollten nicht ohne Not aus ihrem ursprünglichen Zusammenhang gerissen werden.
Für ein Unternehmen bedeutet das beispielsweise, Unterlagen eines früheren Tochterunternehmens zunächst als zusammengehörigen Bestand zu behandeln, statt sie sofort vollständig mit Dokumenten der heutigen Muttergesellschaft zu vermischen.
Gerade bei Fusionen und Übernahmen ist dies wichtig.
Wer die Herkunft bewahrt, kann später nachvollziehen, in welchem organisatorischen Kontext Unterlagen entstanden sind.
Schritt 5: Entscheiden, was archivwürdig ist
Dies ist wahrscheinlich die wichtigste fachliche Entscheidung beim Aufbau eines Unternehmensarchivs.
Nicht alles kann und sollte dauerhaft aufbewahrt werden.
Eine archivfachliche Information zum Unternehmensarchiv, die über das nordrhein-westfälische Archivportal zugänglich ist, macht deutlich, dass die Auswahl vom Unternehmen, seiner Branche und dem Zweck des Archivs abhängt. Als grundsätzlich relevante Kategorien nennt sie unter anderem Urkunden, Akten, Geschäftsbücher, Berichte, Prospekte, Plakate, Chroniken, Werbematerialien, Fotografien, Filme, Karten und Zeichnungen (Archivportal NRW, o. J.). NRW Archive
Besonders relevant sind typischerweise Unterlagen, die wichtige Entscheidungen und Veränderungen dokumentieren.
Dazu gehören beispielsweise Protokolle der Geschäftsführung und Aufsichtsgremien, Geschäftsberichte, grundlegende strategische Korrespondenz, Unterlagen zu Unternehmensgründung, Eigentümerwechseln, Beteiligungen, Standorten, bedeutenden Produkten, Innovationen und organisatorischen Veränderungen.
Aber eine ausschließlich administrative Auswahl wäre für History Marketing zu eng.
Schritt 6: Marketingmaterialien bewusst archivieren
Für eine spätere Unternehmensgeschichte gehören historische Marketingmaterialien zu den wertvollsten Beständen überhaupt.
Produktkataloge zeigen nicht nur, was verkauft wurde. Sie dokumentieren Sortiment, Positionierung, Sprache, Zielgruppen und Design.
Historische Werbeanzeigen zeigen, welche Nutzenargumente ein Unternehmen verwendete.
Verpackungen dokumentieren Veränderungen von Marke, Gestaltung und Konsumkultur.
Messeunterlagen können zeigen, wann neue Märkte erschlossen wurden.
Preislisten dokumentieren Marktpositionierungen.
Vertriebsunterlagen können Veränderungen des Verkaufsprozesses sichtbar machen.
Auch Logos, Markenhandbücher, Werbefilme, Presseunterlagen, Kundenmagazine, Newsletter, Webseiten und Social-Media-Inhalte gehören deshalb in eine moderne Überlieferungsstrategie.
Wie wichtig solche Materialien für die Forschung sind, zeigt Beard (2017). Für CHARM untersuchte er weltweit Archive und Sammlungen historischer Werbung und Marketing-Ephemera und identifizierte 175 relevante Sammlungen. Die Untersuchung verdeutlicht, welchen wissenschaftlichen Wert Materialien besitzen können, die im Unternehmen selbst zunächst lediglich als veraltete Werbung erscheinen (Beard, 2017). Carleton University Library Journals
Gerade diese vermeintlich vergänglichen Materialien können Jahrzehnte später außergewöhnlich wertvoll sein.
Schritt 7: Nicht nur Dokumente, sondern auch Objekte sammeln
Unternehmensgeschichte besteht nicht ausschließlich aus Papier.
Produkte können zentrale Quellen sein.
Ein erstes Serienprodukt, ein historisches Werkzeug, eine Verpackung, ein Prototyp, ein Messestandmodell, ein Firmenfahrzeug oder eine Mitarbeiteruniform kann Unternehmensgeschichte unmittelbar sichtbar machen.
Bayer dokumentiert beispielsweise neben rund 100.000 Aktenordnern mit etwa 35 Millionen Dokumenten und einem digitalen Archiv auch 360.000 Fotomotive, rund 6.000 Filmtitel, 5.000 Bücher und etwa 20.000 Exponate in seinen Sammlungen (Bayer AG, 2026). Bayer Global
Unilever wiederum bewahrt neben Dokumenten unter anderem Werbung, Verpackungen, Architekturpläne und Karten zu zahlreichen bekannten Marken. Das älteste Dokument der Sammlung stammt nach Unternehmensangaben sogar aus dem Jahr 1292 (Unilever, o. J.). Unilever
Diese Beispiele zeigen, wie breit ein Unternehmensarchiv gedacht werden kann.
Ein Firmenarchiv kann gleichzeitig Schriftgutarchiv, Bildarchiv, Medienarchiv und historische Objektsammlung sein.
Schritt 8: Fotografien sofort erschließen
Historische Fotografien besitzen für History Marketing einen außergewöhnlichen Wert.
Gleichzeitig gehören sie zu den Quellen, deren Informationswert besonders schnell verloren gehen kann.
Ein Foto ohne Beschriftung wird mit zunehmendem zeitlichem Abstand immer schwieriger zu interpretieren.
Deshalb sollten Unternehmen nicht nur Fotografien digitalisieren.
Sie sollten Metadaten erfassen.
Wann entstand die Aufnahme? Wo? Wer ist abgebildet? Welches Produkt ist zu sehen? Wer fotografierte? Wo befindet sich das Original? Welche Nutzungsrechte sind bekannt? Wurde das Bild bereits veröffentlicht?
Gerade hier sind langjährige Mitarbeiter unverzichtbar.
Ein 80-jähriger ehemaliger Mitarbeiter kann Personen auf einem Gruppenfoto möglicherweise noch identifizieren. Zehn Jahre später kann dieses Wissen verloren sein.
Die beste Digitalisierung kann fehlenden Kontext nicht rekonstruieren.
Schritt 9: Zeitzeugenwissen als Teil des Archivs sichern
Ein Unternehmensarchiv sollte deshalb nicht ausschließlich vorhandene Quellen sammeln.
Es kann selbst neue Quellen schaffen.
Zeitzeugeninterviews mit Gründern, Eigentümern, ehemaligen Geschäftsführern, Entwicklern, Produktionsmitarbeitern, Vertriebsmitarbeitern oder langjährigen Beschäftigten können Wissen dokumentieren, das schriftlich niemals festgehalten wurde.
Diese Interviews sollten professionell vorbereitet und langfristig archiviert werden.
Dazu gehören nicht nur Audio- oder Videodateien, sondern auch Informationen über Interviewpartner, Aufnahmedatum, Themen, Nutzungsrechte und gegebenenfalls Transkriptionen.
Allerdings ersetzt Erinnerung keine Quellenprüfung.
Zeitzeugen können sich irren. Deshalb sollten Aussagen, soweit möglich, mit zeitgenössischen Dokumenten abgeglichen werden.
Gerade aus Widersprüchen entstehen häufig interessante Forschungsfragen.
Schritt 10: Ein Ordnungssystem entwickeln
Nach Bewertung und Bestandsbildung benötigt das Archiv eine nachvollziehbare Struktur.
Dabei sollte nicht jedes einzelne Dokument sofort bis ins letzte Detail katalogisiert werden.
Für kleine Unternehmensarchive kann eine hierarchische Struktur ausreichend sein: Bestand, Teilbestand, Serie beziehungsweise Aktenreihe, Einheit.
Beispielsweise kann ein Bestand „Geschäftsführung“ Untergruppen für Protokolle, Strategieunterlagen und Korrespondenz enthalten.
Der Bestand „Marketing“ könnte nach Werbung, Produktkatalogen, Messen, Pressearbeit, Corporate Design und digitalen Medien strukturiert werden.
Entscheidend ist Konsistenz.
Eine einmal entwickelte Systematik sollte dokumentiert werden, damit auch zukünftige Mitarbeiter verstehen, nach welchen Prinzipien das Archiv aufgebaut wurde.
Schritt 11: Archivgut verzeichnen und auffindbar machen
Ein Archiv besitzt nur dann praktischen Wert, wenn Informationen wiedergefunden werden können.
Dafür werden Verzeichnungsinformationen benötigt.
Eine Archiveinheit sollte beispielsweise eine eindeutige Signatur, einen Titel, eine Laufzeit, Angaben zum Umfang, zum Bestand und gegebenenfalls eine kurze Inhaltsbeschreibung besitzen.
Hinzu können Zugriffsrechte, rechtliche Hinweise, Digitalisierungsstatus und Standort kommen.
Bei Fotografien und audiovisuellen Medien werden zusätzliche Metadaten benötigt.
Professionelle Archivsoftware kann diese Arbeit erheblich erleichtern.
Dass Archivaufbau heute physische und digitale Prozesse verbinden muss, zeigt ein aktuelles Praxisbeispiel der Gesellschaft für Unternehmensgeschichte: Beim Aufbau eines modernen Unternehmensarchivs für Weleda zwischen 2021 und 2023 wurden vorhandene Bestände erfasst, bewertet, verzeichnet und archivgerecht umgebettet. Gleichzeitig entstand eine Archivrichtlinie für künftige Übernahmen und eine Archivsoftware wurde gemeinsam mit einem Softwareanbieter implementiert (Gesellschaft für Unternehmensgeschichte, o. J.). Unternehmensgeschichte
Das ist ein wichtiger Punkt.
Ein einmaliges Aufräumprojekt schafft noch kein dauerhaft funktionierendes Unternehmensarchiv.
Schritt 12: Eine Archivrichtlinie entwickeln
Damit ein Firmenarchiv nicht nach einigen Jahren wieder unvollständig wird, muss geregelt werden, wie neue Unterlagen hineingelangen.
Eine Archivrichtlinie definiert beispielsweise, welche Organisationseinheiten regelmäßig Unterlagen anbieten müssen, welche Dokumenttypen übernommen werden, wer über Archivwürdigkeit entscheidet und wann eine Übergabe erfolgt.
Marketing könnte beispielsweise nach Abschluss bedeutender Kampagnen definierte Materialien an das Archiv übergeben.
Corporate Communications könnte Geschäftsberichte und Presseunterlagen sichern.
Produktmanagement könnte Unterlagen zu bedeutenden Produkteinführungen bereitstellen.
Die Geschäftsführung könnte ausgewählte strategische Dokumente nach Ende ihrer operativen Nutzung übergeben.
So wird Archivierung Bestandteil des Unternehmensprozesses.
Schritt 13: Digitale Unterlagen von Anfang an einbeziehen
Ein Unternehmensarchiv, das nur Papier sammelt, dokumentiert spätestens seit den 1990er- oder 2000er-Jahren nur noch einen Ausschnitt der Unternehmensgeschichte.
Geschäftsprozesse sind zunehmend digital.
E-Mails, Präsentationen, digitale Fotografien, Websites, Social-Media-Beiträge, Videos, digitale Anzeigen, Newsletter, CAD-Daten und andere Born-Digital-Unterlagen können historisch relevant sein.
Ihre Archivierung ist allerdings anspruchsvoller als das Abheften eines Dokuments.
Dateiformate verändern sich. Speichermedien altern. Software verschwindet. Links funktionieren nicht mehr.
Digitale Langzeitarchivierung erfordert deshalb kontrollierte Speicherung, Metadaten, Sicherungskopien, Integritätskontrollen und gegebenenfalls Formatmigrationen.
Bayer nennt für sein digitales Unternehmensarchiv aktuell rund 6 TB beziehungsweise 325.000 Dateien (Bayer AG, 2026). Bayer Global
Die Größenordnung zeigt: Digitales Archivieren ist längst keine Ergänzung des klassischen Archivs mehr.
Es gehört zu dessen Kernaufgaben.
Schritt 14: Websites und Social Media archivieren
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Webseiten.
Eine Unternehmenswebsite verändert sich kontinuierlich.
Produktseiten werden überschrieben, Mitarbeiterprofile gelöscht, Presseinformationen entfernt und Designs ersetzt.
Wer erst beim 100-jährigen Jubiläum versucht, die Website von vor zwanzig Jahren zu rekonstruieren, stellt möglicherweise fest, dass wichtige Inhalte verschwunden sind.
Dasselbe gilt für Social Media.
LinkedIn-Beiträge, YouTube-Videos, digitale Kampagnen und andere Plattforminhalte sind Teil der heutigen Unternehmenskommunikation und damit potenzielle historische Quellen der Zukunft.
Unternehmen sollten deshalb definieren, welche digitalen Kommunikationsinhalte regelmäßig gesichert werden.
History Marketing beginnt nicht erst mit hundert Jahre alten Fotografien.
Das Archiv des Jahres 2075 entsteht heute.
Schritt 15: Physische Lagerbedingungen professionell gestalten
Papier, Fotografien, Filme und Objekte benötigen geeignete Aufbewahrungsbedingungen.
Ein feuchter Keller ist kein Archiv.
Auch Dachböden mit starken Temperaturschwankungen sind problematisch.
Unterlagen sollten möglichst vor Feuchtigkeit, übermäßiger Wärme, direktem Sonnenlicht, Staub, Schädlingen und mechanischer Beschädigung geschützt werden.
Geeignete Archivkartons und Verpackungsmaterialien können die Haltbarkeit verbessern.
Besonders empfindliche Medien wie historische Filme, Negative oder bestimmte Fotografien benötigen unter Umständen spezialisierte Bedingungen.
Bei wertvollen oder geschädigten Beständen sollte deshalb konservatorische Fachberatung hinzugezogen werden.
Schritt 16: Digitalisierung nicht mit Archivierung verwechseln
„Wir scannen alles ein“ klingt nach einer einfachen Lösung.
Es ist aber keine Archivstrategie.
Digitalisierung kann den Zugang erleichtern und Originale vor häufiger Benutzung schützen. Sie ersetzt jedoch weder Bewertung noch Ordnung, Erschließung und langfristige Sicherung.
Ein ungeordneter Bestand von 50.000 Papierseiten wird durch das Scannen zunächst zu einem ungeordneten Bestand von 50.000 digitalen Seiten.
Ohne Metadaten und Struktur bleibt das Problem bestehen.
Außerdem sollte bei historisch wertvollen Originalen nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass sie nach Digitalisierung entsorgt werden können.
Ein Original kann Materialität, handschriftliche Ergänzungen, Stempel, Papiermerkmale oder andere Informationen enthalten, die ein Scan nur unvollständig wiedergibt.
Digitalisierung ist deshalb ein Werkzeug des Archivs.
Nicht dessen Ersatz.
Schritt 17: Zugriffsrechte und Datenschutz definieren
Ein Unternehmensarchiv darf nicht automatisch für jeden vollständig zugänglich sein.
Bestände können personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, vertrauliche Korrespondenz oder rechtlich sensible Informationen enthalten.
Deshalb benötigt das Archiv ein Berechtigungskonzept.
Wer darf intern recherchieren? Welche Bestände können externe Wissenschaftler einsehen? Welche Schutzfristen gelten? Wer darf historische Fotografien veröffentlichen? Welche Nutzungsrechte bestehen?
Diese Fragen sollten dokumentiert werden.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Aufbewahrung und Veröffentlichung.
Dass ein Unternehmen ein historisches Dokument rechtmäßig archivieren darf, bedeutet nicht automatisch, dass es dieses vollständig im Internet veröffentlichen darf.
Schritt 18: Historische Informationen überprüfbar machen
Ein gut aufgebautes Archiv ermöglicht etwas, das für Corporate History entscheidend ist: Aussagen lassen sich auf Quellen zurückführen.
Das zeigt sich besonders deutlich in der wissenschaftlichen Forschung.
Eine aktuelle Untersuchung im Journal of Historical Research in Marketing analysiert beispielsweise die Einführung und organisatorische Verankerung des Marketings innerhalb der Werbefunktion von Philips zwischen 1959 und 1977. Grundlage sind Primärquellen aus dem Philips-Unternehmensarchiv, insbesondere Unterlagen der höchsten Unternehmensebene der damaligen Werbeorganisation (Schwarzkopf, 2026). Emerald Publishing
Ohne die systematische Bewahrung dieser Quellen wäre eine solche Rekonstruktion Jahrzehnte später erheblich schwieriger oder unmöglich.
Das Beispiel zeigt auch, warum Unternehmen heute Unterlagen aufbewahren sollten, deren historische Fragestellung sie noch gar nicht kennen.
Archive beantworten nicht nur heutige Fragen.
Sie bewahren Quellen für Fragen, die erst in Zukunft gestellt werden.
Schritt 19: Auch schwierige Unternehmensgeschichte bewahren
Gerade deshalb darf ein Unternehmensarchiv nicht nur positive Erinnerungsstücke sammeln.
Krisen, Fehlentscheidungen, Konflikte, Restrukturierungen und gesellschaftlich problematische Kapitel gehören ebenfalls zur Unternehmensgeschichte.
Wer Unterlagen ausschließlich danach auswählt, ob sie sich später positiv für Marketing verwenden lassen, baut kein belastbares Unternehmensarchiv auf.
Er baut eine Sammlung zur Selbstdarstellung.
Professionelle Unternehmensgeschichte benötigt dagegen Quellen, die unterschiedliche Perspektiven ermöglichen.
Wie wertvoll ein umfassendes Unternehmensarchiv für unabhängige Forschung sein kann, zeigt Siemens. Das Unternehmen ermöglichte den Historikern Hartmut Berghoff und Cornelia Rauh für eine wissenschaftliche Untersuchung der Unternehmensentwicklung von 1981 bis 2011 uneingeschränkten Zugang zum Unternehmensarchiv; zusätzlich wurden Zeitzeugeninterviews eingesetzt (Siemens AG, 2012). Siemens Press
Historische Glaubwürdigkeit entsteht gerade dadurch, dass Archive nicht nur Erfolg dokumentieren.
Schritt 20: Das Unternehmensarchiv für History Marketing erschließen
Ein professionelles Archiv sollte nicht zum abgeschlossenen Kellerraum werden.
Sein Wert steigt, wenn historische Informationen verantwortungsvoll genutzt werden.
Ein bemerkenswertes Beispiel liefert der Bayerische Rundfunk. Das Unternehmensarchiv veröffentlicht regelmäßig „Fundstücke“ aus seinen Beständen und nutzt historische Dokumente, Fotografien, Plakate und Objekte, um einzelne Episoden der Unternehmens- und Programmgeschichte zu erzählen (Bayerischer Rundfunk, 2024b). Bayerischer Rundfunk
Das ist im Kern bereits History Marketing beziehungsweise historische Unternehmenskommunikation.
Für Wirtschaftsunternehmen bestehen noch wesentlich mehr Möglichkeiten.
Aus einem Produktkatalog von 1965 kann ein Social-Media-Beitrag entstehen. Historische Verpackungen können eine Ausstellung bilden. Eine alte Werbekampagne kann Ausgangspunkt eines Fachartikels sein. Ein Zeitzeugeninterview kann als Podcast aufbereitet werden. Eine historische Innovation kann eine SEO-Landingpage unterstützen.
Das Archiv wird damit vom Kostenfaktor zum Content-Fundus.
Warum historische Marketingquellen heute besonders wertvoll sind
Im Zeitalter generativer KI können Unternehmen innerhalb kurzer Zeit große Mengen generischer Inhalte erzeugen.
Authentische Unternehmensgeschichte besitzt eine andere Qualität.
Ein Originalkatalog aus dem Jahr 1928 kann nicht nachträglich generiert werden. Eine historische Anzeige, ein authentischer Brief, ein patentierter Prototyp oder ein Zeitzeugeninterview besitzt eine dokumentierte Herkunft.
Diese Provenienz schafft Differenzierung.
Das ist auch wissenschaftlich relevant. Der Routledge Companion to Marketing History behandelt Marketinggeschichte ausdrücklich aus der Perspektive tatsächlicher Marketingpraxis und umfasst unter anderem die Geschichte von Marktforschung, Markenidentität, Verpackung, Distribution, Werbung, Verkaufsförderung und Sales Management (Jones und Tadajewski, 2016). Routledge
Unternehmensarchive können genau für diese Themen Primärquellen enthalten.
Ein altes Verpackungsdesign ist deshalb nicht lediglich nostalgisches Dekor.
Es kann eine Quelle zur Geschichte der Marke sein.
Vom Archiv zum Corporate Heritage
Nicht jede Vergangenheit ist automatisch Corporate Heritage.
Ein Unternehmen kann hundert Jahre alt sein, ohne seine Vergangenheit strategisch zu verstehen oder zu nutzen.
Das Archiv schafft dafür jedoch die materielle Grundlage.
Erst wenn Quellen vorhanden und erschlossen sind, lässt sich zuverlässig untersuchen, welche Traditionen tatsächlich langfristige Kontinuität besitzen.
Vielleicht zeigt die Recherche, dass Innovationsfähigkeit seit mehreren Generationen wiederkehrt.
Vielleicht ist Internationalisierung älter als angenommen.
Vielleicht existiert ein historisches Designmerkmal seit Jahrzehnten.
Vielleicht zeigt sich aber auch, dass eine vermeintlich „jahrhundertealte Tradition“ erst in den 1980er-Jahren entstand.
Gerade diese Überprüfung schützt vor konstruiertem Heritage Marketing.
Glaubwürdiges History Marketing beginnt deshalb nicht mit Storytelling.
Es beginnt mit Quellen.
Unternehmensarchiv aufbauen: intern oder mit externer Unterstützung?
Kleine Unternehmen können erste Schritte durchaus selbst durchführen.
Eine Bestandsaufnahme, die Identifikation wichtiger Dokumente und die Sicherung akut gefährdeter Unterlagen können intern beginnen.
Je größer und komplexer der Bestand wird, desto sinnvoller ist jedoch archivfachliche Unterstützung.
Das Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg bietet Unternehmen beispielsweise ausdrücklich Beratung beim Aufbau eigener Archive an, um Fehler bei Strukturierung, Aufbewahrung und Verzeichnung zu vermeiden. Auf Grundlage einer Bestandsaufnahme kann dabei ein individuelles Archivkonzept entwickelt werden (Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg, o. J.). Wa-BW
Auch das Bayerische Wirtschaftsarchiv nennt die Hilfestellung beim Aufbau eigener Unternehmensarchive ausdrücklich als Serviceleistung (Bayerisches Wirtschaftsarchiv, o. J.). wirtschaftsarchiv.bihk.de
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, historisch bedeutende Bestände an ein regionales Wirtschaftsarchiv abzugeben, wenn ein eigenes Unternehmensarchiv langfristig nicht sinnvoll betrieben werden kann.
Nicht jedes Unternehmen benötigt ein eigenes professionelles Archivmagazin.
Aber jedes Unternehmen mit relevanter Geschichte sollte wissen, was mit seinen historischen Quellen geschieht.
Was kostet der Aufbau eines Unternehmensarchivs?
Eine pauschale Summe wäre unseriös.
Der Aufwand hängt insbesondere von Bestandsgröße, Ordnungszustand, Materialarten, Digitalisierung, Erschließungstiefe, Software, räumlicher Situation und der Frage ab, ob digitale Langzeitarchivierung eingerichtet werden soll.
Ein mittelständisches Unternehmen mit zwanzig gut geordneten Archivkartons benötigt eine andere Lösung als ein Konzern mit hundert Jahren Unternehmensgeschichte, mehreren Vorgängerunternehmen, tausenden Fotografien und Terabytes digitaler Daten.
Entscheidend ist deshalb zunächst ein Archiv-Audit.
Erst danach lässt sich abschätzen, wie viel bewertet, erschlossen, digitalisiert, konservatorisch behandelt oder technisch migriert werden muss.
Dabei sollte der wirtschaftliche Nutzen nicht nur anhand der Lagerkosten beurteilt werden.
Das Schweizerische Wirtschaftsarchiv verweist ausdrücklich auf Rechtssicherung, Firmenkultur und History Marketing als Nutzen eines geordneten Archivs (Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, o. J.). Schweizerisches Wirtschaftsarchiv
Was tun, wenn bereits historische Unterlagen verloren gegangen sind?
Auch dann lohnt sich der Aufbau eines Archivs.
Fehlende interne Bestände können teilweise über externe Quellen ergänzt werden.
Regionale Wirtschaftsarchive, Stadtarchive, Staatsarchive, Bibliotheken, Museen, Handelsregister, historische Zeitungen und Branchenverbände können Unterlagen besitzen.
Auch ehemalige Mitarbeiter oder Eigentümerfamilien verfügen manchmal über Fotografien, Briefe und Firmenpublikationen.
Die Archive der Wirtschaft sind im deutschsprachigen Raum zunehmend vernetzt. Das Wirtschaftsarchivportal versteht sich als Online-Verzeichnis der Unternehmens- und Wirtschaftsarchive und richtet sich insbesondere an Deutschland, Österreich und die Schweiz. Aktuell sind dort etwa 122 Archive erfasst (Wirtschaftsarchivportal, o. J.). Wirtschaftsarchivportal
Für die Schweiz existiert zusätzlich das Portal arCHeco, das Wirtschaftsbestände in privaten und öffentlichen Archivinstitutionen der Schweiz und Liechtensteins nachweist (Schweizerisches Wirtschaftsarchiv, o. J.). Schweizerisches Wirtschaftsarchiv
Archivaufbau bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, ausschließlich das zu ordnen, was zufällig noch im Unternehmen vorhanden ist.
Er kann mit aktiver historischer Rekonstruktion verbunden werden.
Warum das Firmenjubiläum ein guter Anlass, aber ein schlechter Starttermin ist
Ein Firmenjubiläum ist einer der häufigsten Anlässe, sich erstmals systematisch mit Unternehmensgeschichte zu beschäftigen.
Das ist grundsätzlich positiv.
Problematisch wird es, wenn die Arbeit erst wenige Monate vor dem Jubiläum beginnt.
Dann müssen Archivaufbau, Recherche, Interviews, Rechteklärung, Firmenchronik und Kommunikation gleichzeitig erfolgen.
Besser ist es, das Jubiläum als Zieltermin zu verstehen und das Archiv deutlich vorher aufzubauen.
So können Quellen systematisch erschlossen werden. Ehemalige Mitarbeiter können rechtzeitig interviewt werden. Historische Fotografien können identifiziert und Rechte geklärt werden.
Die Jubiläumskommunikation entsteht anschließend aus gesichertem Wissen.
Nicht aus hektischer Rückschau.
Ein Unternehmensarchiv sollte niemals „fertig“ sein
Ein verbreitetes Missverständnis besteht darin, den Aufbau des Archivs als einmaliges Projekt zu betrachten.
Ein Unternehmen beauftragt ein Team, alte Kartons zu sortieren, und erklärt das Archiv anschließend für abgeschlossen.
Doch Unternehmensgeschichte entsteht jeden Tag neu.
Die heutige Produkteinführung ist die historische Innovation von morgen.
Die aktuelle Website ist in zwanzig Jahren eine historische Quelle.
Der heutige CEO-Brief kann künftig eine strategische Wende dokumentieren.
Deshalb benötigt ein Unternehmensarchiv kontinuierliche Übernahmeprozesse.
Die beim Weleda-Projekt erarbeitete Archivrichtlinie für zukünftige Übernahmen zeigt genau diese Logik: Neben der Aufarbeitung vorhandener Bestände wurde geregelt, wie das Archiv anschließend weitergeführt werden kann (Gesellschaft für Unternehmensgeschichte, o. J.). Unternehmensgeschichte
Archivaufbau ist deshalb kein Endpunkt.
Er ist der Beginn eines dauerhaften Prozesses.
Warum History Marketing der geeignete Ansprechpartner für den Aufbau eines Unternehmensarchivs ist
Der Aufbau eines Unternehmensarchivs benötigt zunächst archivfachliche und historische Kompetenz. Wenn das Archiv darüber hinaus für Unternehmensgeschichte, Firmenjubiläum, Corporate Heritage und Kommunikation nutzbar werden soll, kommt eine zweite Perspektive hinzu: Unternehmen müssen erkennen, welche historischen Quellen nicht nur bewahrenswert, sondern auch für ihre Marke und ihre Kommunikation relevant sind.
Genau an dieser Schnittstelle setzt History Marketing an.
Wir betrachten historische Unternehmensbestände nicht als Sammlung nostalgischer Gegenstände, sondern als Grundlage einer belastbaren Corporate History. Quellen werden recherchiert, historische Zusammenhänge rekonstruiert und relevante Inhalte so strukturiert, dass daraus langfristig nutzbares Wissen entsteht. Gleichzeitig kann bereits beim Aufbau berücksichtigt werden, welche Materialien später für Firmenchronik, Corporate-History-Website, Firmenjubiläum, Ausstellung, Social Media, Podcast, Video, PR, Employer Branding oder SEO genutzt werden können.
Für spezialisierte konservatorische Arbeiten, archivrechtliche Spezialfragen oder komplexe digitale Langzeitarchivierung sollten dabei gegebenenfalls zusätzliche Facharchive, Restauratoren oder spezialisierte Archivdienstleister eingebunden werden. Ein seriöser History-Marketing-Ansatz ersetzt diese Spezialdisziplinen nicht, sondern verbindet sie mit historischer Recherche und moderner Unternehmenskommunikation.
Der entscheidende Vorteil liegt in der langfristigen Perspektive: Das Archiv wird nicht erst dann geöffnet, wenn das nächste Jubiläum bevorsteht. Es wird zu einer dauerhaft nutzbaren historischen Wissensbasis.
Fazit: Ein Unternehmensarchiv bewahrt nicht nur Vergangenheit, sondern schafft Zukunftspotenzial
Ein professionelles Unternehmensarchiv beginnt nicht beim Archivkarton.
Es beginnt mit einer Entscheidung.
Ein Unternehmen entscheidet, dass seine Geschichte einen Wert besitzt, der über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzelner Geschäftsunterlagen hinausgeht.
Danach folgen Bestandsaufnahme, Bewertung, Ordnung, Erschließung, konservatorische Sicherung und die Integration digitaler Quellen. Verantwortlichkeiten und Übernahmeprozesse sorgen dafür, dass das Archiv weiterwächst.
Dabei sollten Unternehmen einen Fehler vermeiden: ausschließlich das aufzubewahren, was heute wichtig erscheint.
Historische Forschung stellt morgen möglicherweise andere Fragen.
Die im Philips-Unternehmensarchiv erhaltenen Unterlagen zur Werbeorganisation der 1950er- bis 1970er-Jahre ermöglichen heute beispielsweise wissenschaftliche Erkenntnisse darüber, wie Marketing organisatorisch in einem internationalen Unternehmen implementiert wurde (Schwarzkopf, 2026). Emerald Publishing Niemand musste zum Zeitpunkt ihrer Entstehung vorhersehen, welche Forschungsfragen Jahrzehnte später an diese Dokumente gestellt würden.
Genau darin liegt der besondere Wert eines Archivs.
Es bewahrt Möglichkeiten.
Für Unternehmen kommen heute zusätzliche Möglichkeiten hinzu. Historische Quellen können Grundlage einer Firmenchronik sein. Sie können ein Firmenjubiläum mit authentischen Inhalten versorgen. Sie können Corporate Heritage belegen, Mitarbeiter mit der Geschichte ihres Unternehmens verbinden und Content liefern, den Wettbewerber nicht kopieren können.
CHARM-Forschung zeigt, wie wertvoll historische Werbung und Marketing-Ephemera für die Rekonstruktion von Marketinggeschichte geworden sind. Der Routledge Companion to Marketing History wiederum verdeutlicht, wie viele Dimensionen historischer Marketingpraxis – von Werbung und Markenführung über Verpackung und Distribution bis zur Marktforschung – anhand historischer Quellen untersucht werden können (Beard, 2017; Jones und Tadajewski, 2016). Carleton University Library Journals
Damit verändert sich die Perspektive auf das Unternehmensarchiv grundlegend.
Es ist nicht der Ort, an dem nicht mehr benötigte Unterlagen verschwinden.
Es ist der Ort, an dem aus vergangenen Entscheidungen historische Quellen werden.
Und wenn diese Quellen professionell gesichert, erschlossen und interpretiert werden, entsteht daraus etwas, das gerade im Zeitalter generischer KI-Inhalte immer wertvoller wird: authentisches, überprüfbares und ausschließlich diesem Unternehmen gehörendes historisches Wissen.
Literaturverzeichnis
Archivportal NRW (o. J.) Was gehört in ein Unternehmensarchiv? Düsseldorf: Landesarchiv Nordrhein-Westfalen. NRW Archive
Bayer AG (2026) Unternehmensarchiv. Leverkusen: Bayer AG. Bayer Global
Bayerischer Rundfunk (2024a) Archive des Bayerischen Rundfunks: Unternehmensarchiv des BR. München: Bayerischer Rundfunk. Bayerischer Rundfunk
Bayerischer Rundfunk (2024b) Unternehmensarchiv: Fundstücke aus dem Archiv. München: Bayerischer Rundfunk. Bayerischer Rundfunk
Bayerisches Wirtschaftsarchiv (o. J.) Serviceleistungen. München: Bayerisches Wirtschaftsarchiv. wirtschaftsarchiv.bihk.de
Beard, F.K. (2017) ‚Archiving the Archives: The World’s Collections of Historical Advertisements and Marketing Ephemera‘, Proceedings of the Conference on Historical Analysis and Research in Marketing, 18. Carleton University Library Journals
Gesellschaft für Unternehmensgeschichte (o. J.) Bewahren: Projekte zum Aufbau und zur Betreuung von Unternehmensarchiven. Frankfurt am Main: Gesellschaft für Unternehmensgeschichte. Unternehmensgeschichte
Jones, D.G.B. and Tadajewski, M. (eds.) (2016) The Routledge Companion to Marketing History. Abingdon: Routledge. Routledge
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